事務員を採用するか外注するか？費用を比較

「事務作業が増えて、本業に集中できない」
「経理や総務を任せられる人がほしい」
「そろそろ事務員を採用した方がいいのだろうか？」

会社が成長して業務量が増えてくると、このような悩みが出てくることがあります。
そこで選択肢となるのが、事務員を採用する方法と、バックオフィス業務を外注する方法です。

どちらにもメリットがありますが、単純に月給と外注費だけを比較するのではなく、採用費や社会保険料、教育にかかる時間なども含めて考えることが大切です。

この記事では、事務員を採用する場合と外注する場合の違いについて、費用面を中心に分かりやすく解説します。

事務員を1人採用すると、いくらかかる？

例えば、月給25万円で事務員を1人採用するとします。

「毎月25万円なら、年間300万円」と考えがちですが、会社が負担する費用は給与だけではありません。

給与に加えて、会社負担分の社会保険料や労働保険料、通勤交通費、パソコンやデスクなどの備品、採用活動にかかる費用などが発生します。
さらに賞与を支給する会社であれば、その費用も必要です。

仮に月給25万円なら給与だけで年間300万円ですが、実際の会社負担はそれ以上になります。

また、求人媒体や人材紹介会社などを利用すれば、採用するまでにも費用がかかる可能性があります。
「月給25万円の人を採用する＝会社の負担も毎月25万円」ではありません。

採用を考えるときには、給与以外のコストまで含めて判断する必要があります。

お金だけではない「採用コスト」

採用には、目に見えにくいコストもあります。

例えば求人を掲載し、応募者の書類を確認して面接を行い、採用後には業務を教えなければなりません。

業務マニュアルが整っていない会社の場合、
「これはこのExcelに入力してください」
「請求書は毎月この日に作ります」
「この取引先だけ処理方法が違います」
といった内容を、一つずつ説明する必要があります。

教える側にも時間が必要です。
せっかく採用しても、数か月後に退職してしまえば、再び採用活動と引き継ぎを行うことになります。
特に中小企業では、一人の事務担当者が経理・総務・労務など複数の仕事を担当していることも珍しくありません。
その人しか業務内容を把握していない状態になると、業務の属人化も起こりやすくなります。

では、事務を外注するといくらかかる？

オンライン事務代行やバックオフィスBPOの場合、必要な業務だけを依頼できるサービスがあります。

例えば、

「請求書の作成だけお願いしたい」
「勤怠の確認をお願いしたい」
「入退社に必要な情報整理をお願いしたい」
「毎月の売上データをまとめてほしい」
といった依頼です。

仮に月5万円の外注で必要な業務が完了するのであれば、年間60万円です。
月10万円なら年間120万円、月15万円なら年間180万円になります。

正社員を1人採用する場合と比較すると、必要な業務量によっては外注の方が費用を抑えられる可能性があります。
ただし、外注なら必ず安くなるわけではありません。

フルタイム相当の業務量があり、毎日社内で対応する必要がある場合には、社員を採用した方が適しているケースもあります。

大切なのは、「社員と外注のどちらが安いか」ではなく、「自社にはどのくらいの事務業務があるのか」を把握することです。

採用と外注を比較してみる

大まかな違いを整理すると、次のようになります。

比較項目	事務員を採用	外注
給与・委託費	毎月固定	契約内容による
社会保険等	会社負担あり	原則不要
採用活動	必要	原則不要
教育	社内で必要	比較的少ない
PC・備品	会社で用意	不要な場合が多い
業務量の変化	調整しにくい	比較的調整しやすい
社内常駐	可能	オンライン中心の場合は不可
ノウハウの蓄積	社内に残しやすい	設計次第
急な退職	リスクあり	体制によって軽減可能

どちらが優れているということではありません。
会社の状況によって、適切な選択が変わります。

外注が向いている会社とは？

特に外注を検討しやすいのは、「事務員を1人雇うほどではないけれど、社長や社員が事務作業に追われている会社」です。

例えば、
「社長が夜に請求書を作っている」
「営業担当者が売上管理までしている」
「経理担当者が辞めてしまった」
「産休・育休に入る社員の代わりが必要」
「採用したいけれど、採用できるまで業務を回してほしい」
「バックオフィス業務が整理されていない」
といったケースです。

こうした場合、最初から社員を1人採用するのではなく、必要な部分だけ外注する方法があります。

実は「採用か外注か」の二択ではありません

バックオフィスについて、採用するか、外注するかの二択で考える必要はありません。

外注する → 業務を整理する → マニュアルを作る → 社員やパートを採用する → 社内へ引き継ぐ　という方法もあります。

担当者が退職してしまった場合も同じです。
まず外部スタッフが業務を引き継ぎ、会社の業務を止めないようにします。
その間に採用活動を進め、新しい担当者が決まったら、整理した業務やマニュアルを引き継ぎます。
これなら、慌てて人を採用する必要がありません。

反対に、専門性の高い業務や毎月決まって発生する業務については、外注を継続するという選択もできます。

「誰を採用するか」の前に「何を任せるか」を整理する

事務員を採用するときに意外と多いのが、「とりあえず事務員がほしい」という状態です。

しかし、経理なのか、総務なのか、労務なのか、営業事務なのか、秘書なのか。
必要な仕事を整理してみると、フルタイムの事務員1人分の仕事がないこともあります。

反対に、一人では対応できないほど複数分野の仕事が混在していることもあります。

その状態で採用すると、「思っていた仕事と違った」「経理で採用したのに総務も労務も担当することになった」といったミスマッチにつながる可能性があります。

そのため、採用活動を始める前に、現在のバックオフィス業務を一度棚卸しすることをおすすめします。

monepo.office（マネポオフィス）では「代行するだけ」で終わりません

monepo.office（マネポオフィス）では、経理・労務・総務・秘書などのバックオフィス業務をオンラインでサポートしています。
単に依頼された作業を代行するだけではなく、現在どのような業務があるのか、誰が担当しているのか、どこに負担が集中しているのかを整理し、必要に応じて業務フローやマニュアルの整備、システム導入などもサポートします。

「担当者が辞めてしまったので、とりあえず業務を引き継いでほしい」
「社員を採用するまで手伝ってほしい」
「将来的には社内でできるようにしたい」といったご相談にも対応しています。

まとめ｜採用する前に、一度業務を整理してみませんか？

事務員を採用することには、社内にノウハウを蓄積しやすい、日々の細かな対応をお願いしやすいといったメリットがあります。
一方で、給与だけでなく社会保険料、採用、教育などのコストも考える必要があります。
外注の場合は、必要な業務から始められるため、まだ事務員1人分の業務量がない会社や、一時的に人手が不足している会社にも向いています。

重要なのは、「採用と外注、どちらが安いか」だけで決めないこと。
まず、
何の仕事があるのか。
月に何時間必要なのか。
社内に残すべき仕事は何なのか。
外部に任せてもよい仕事は何なのか。
を整理してみてください。

monepo.officeでは、バックオフィス業務の代行だけでなく、業務整理から仕組みづくり、マニュアル化、内製化までサポートしています。

「事務員を採用した方がいいのか、外注した方がいいのか分からない」という段階からでもご相談いただけます。

まずは現在のバックオフィスの状況を整理するところから、一緒に考えていきます。